מבנה הפרויקט מוגדר על ידי מנהל המערכת או מנהל הפרויקט, וניתן לשינוי בכל רגע נתון. ממשק הניהול הידידותי של Expo-Net מבוסס על סייר הקבצים של Windows. התיקיות והקבצים מוצגים לכל שותף בפרויקט על פי ההרשאות שניתנו לו: קובץ חסוי, קריאה בלבד, הורדה, טעינה, וכו'.

Expo-Net כוללת ארכיון אוטומטי של גרסאות הקובץ, ומשמרת גרסאות קודמות בצרוף תיעוד מלא של הפעילות שבוצעה בקובץ (צפייה, הורדה, אישורים). בנוסף, המערכת מאפשרת קישור לקבצים נלווים (X-REF, פונטים, צילומים, שרטוטי CAD וכו') הניתנים לצפייה והורדה.

בעת טעינת קובץ חדש – מערכת Expo-Net שולחת התראות (Fax/E-mail/SMS) למשתמשים המורשים, המיידעות על קיומו של קובץ חדש. מבנה המערכת מבטיח שיתוף מהיר של מידע, עדכון כל המעורבים בפרויקט 24/7, וייעול תהליכים שמשמעותו – חיסכון ניכר בעלויות הפרויקט.

בתום הפרויקט – מקבלים מנהל הפרויקט והיזם תיעוד מלא ומקיף וגיבוי קשיח של כלל המידע שהצטבר במערכת.

Expo-Net משלבת פורמט סיכום פגישה גמיש, המאפשר הזנת נתונים ומשימות לביצוע מצד מנהלי הפרויקט, ועל פי הרשאות שנקבעו מראש. המערכת מסונכרנת לתוכנת ה-Outlook של המכותבים, וכוללת רכיבי אוטומציה להפקת מסמכי Word או PDF ללא צורך בתוכנות Office. קיימת אפשרות לשלוח התראה אישית ומיידית לכל השותפים (Fax/E-mail/SMS), כדי לעדכנם על מסמך הסיכום החדש שהוטען למערכת, ולקיים מעקב אחר הטיפול בקובץ מצד המשתמשים.

נקודת השיתוף המרכזית במידע, דרך מערכת Expo-Net, מונעת באופן מוחלט חוסר-תיאום בין השותפים לפרויקט, ומאפשרת הוצאה לפועל מיטבית של סיכומי הפגישות לכלל משימות לביצוע.

המערכת מעגנת את כל העוסקים בפרויקט בתהליכי עבודה אחידים, בכפוף לדרישות הרגולציה ולמדיניות הנהוגה בארגון. הדבר מבטיח כי תהליכים שלא עומדים בסטנדרטים שנקבעו בידי מנהלי הפרויקט – לא יוכלו להתרחש.

ממשק ייחודי המוטמע ב- Expo-Netמאפשר למנהל הפרויקט ולגורמים המורשים מטעמו להקצות משימות למשתמשים במערכת. שילוב מערכת תזכורות אישיות עבור כל משתמש מבטיח את ביצוע המשימות שטרם הושלמו. המערכת עוקבת אחר אחוזי הביצוע של כל משימה, לטובת בקרה מלאה וכוללת, ומאפשרת הפקת דוחות עבור מנהל הפרויקט על התקדמות המשימות והתהליכים בפועל. המערכת כוללת ניהול מאגר הקבלנים, יומן קבלן לדיווח על עובדים וציוד, ניהול כוח אדם בשטח, ועוד.

ניהול המשימות נעשה על ידי מנהלי הפרויקט, בעוד שהקבלנים והיועצים מחויבים לדווח על ביצוען בפועל דרך Expo-Net. מערכת אישורים מאפשרת למנהלי הפרויקט לקבל או לדחות עבודות ומשימות שבוצעו בפרויקט. מערכת ההתראות המתקדמת מסייעת למנהלי הפרויקט לעקוב אחר ביצוע המשימות. המערכת מציפה מבעוד מועד בעיות העלולות להתעורר בשל עיכובים כאלה ואחרים בביצוע המשימות.

מנהלי הפרויקט קובעים בעזרת המערכת תהליכי עבודה, וכל הגורמים המעורבים "מיישרים קו" אל מול מה שהוגדר עבור הפרויקט. אחידות התהליכים מבטיחה בקרה, יעילות, וחיסכון בעלויות.

רכיב הצפייה הייחודי ExpoView המוטמע במערכת Expo-Net מאפשר לצפות בקבצי CAD. המערכת מכווצת את הקובץ לעשירית מגודלו המקורי, ומאפשרת בכך נגישות קלה ומהירה מכל מחשב או מכשיר נייד, ללא צורך בקצבי הורדה גבוהים או תוכנות ייעודיות. דחיסת המידע נעשית ללא איבוד שכבות, Solid Hatch, ונתונים נוספים. ExpoView כולל מערכת הרשאות RedLine, שבה הערות שנוצרו על גבי השרטוט מוצגות אך ורק למכותבים על פי הגדרות שקבע יוצר המסמך או מי שהפיץ אותו.

ExpoView כולל בנוסף רכיב לצפייה בקבצי Office, ותכונות נוספות שתכליתן – הנגשת החומרים והמסמכים בפרויקט לכל השותפים ללא צורך בתוכנות ייעודיות ויקרות.
רכיב זה במערכת מסייע לכל השותפים בפרויקט לחסוך זמן יקר על ידי נגישות מיידית לשרטוטים ולתיעוד הנדסי מפורט של הפרויקט. בנוסף, הדבר חוסך משאבים רבים בתחומי התוכנה והחומרה.

Expo-Net כוללת מערכת מהפכנית לניהול לוחות זמנים ואבני דרך בפרויקט, המשלבת את העוצמה של תזמון בנתיב הקריטי (Critical Path Scheduling) עם יכולות שיתוף הפעולה על גבי הרשת. המערכת כוללת אינטגרציה עם MS Project ומערכות נפוצות נוספות, כך שניתן לייבא קבצים קיימים אל ליבת המערכת – ולנהל אותם תחת מעטפת Expo-Net ובשליטתה. יומן הפרויקט האינטגרטיבי מכיל את לו"ז הפרויקט, ומאפשר סנכרון הלו"ז האישי של המשתמשים לתוכנת Outlook. הממשק האינטגרטיבי מאפשר צפייה בקבצים, מסרים, משימות והודעות בזמן אמת.

ניהול לוחות הזמנים נעשה באופן מרכזי, והוא מסייע לעדכון רציף ומיידי של כל המעורבים בפרויקט. התממשקות למערכת ההתראות המתקדמת מסייעת בהפצת המידע באופן מיידי ליועצים ולקבלנים.

מעקב רציף אחר גאנט הפעילות מונע "דילוג" על משימות קריטיות, שעלול לפגוע קשות ברצף ביצוע הפרויקט. ניתן להפיק דוחות בחתכים שונים לגבי התקדמות תהליכים והשלמת משימות בפרויקט, לאתר סוגיות שעלולות לפגוע בלו"ז הכללי, ולהציף התראות על כך זמן רב מראש.

התממשקות של נתוני הפרויקט ב- Expo-Netעם תמונות, הדמיות, מפות וצילומי לווין. במערכת מוטמע כלי אוטומטי למדידת שטחים ולשילוב מידע סביבתי. ממשק ה-GIS מכיל רכיב שיווקי המאפשר לפרסם את המידע בקלות על פלטפורמות Google Maps, Google Earth ועוד. רכיב זה מסייע להפקת דוחות ותקצירי מנהלים, כמו גם לפרסום חומרים שיווקיים ללקוחות פוטנציאליים של הפרויקט. הדבר מאפשר הצגת הדמיות והמחשה של ההתקדמות בשלבי הפרויקט בעת הביצוע.

Expo-Net כוללת כלי פיתוח ייחודי המאפשר העברת הזמנות ישירות למכוני העתקות, תוך מדידה אוטומטית של שטחי הקובץ. הכלי מונע טעויות בהגדרת שטחי הקובץ על ידי המשתמשים, ומאפשר בקרה מדויקת והפקת דוחות מפורטים על חשבונות מכוני ההעתקות לאורך כל חיי הפרויקט.

ההזמנות והקבצים נשלחים לממשק ייעודי של מכון ההעתקות, ובמקביל – נשלחות הודעות דואר ופקס המיידעות את המכון על קיומה של הזמנה חדשה שהוזנה למערכת.

המערכת עוקבת בדקדקנות אחר ההעתקות הנשלחות למכוני ההעתקות, ומסייעת לשמור על מסגרת תקציב נוקשה בסעיף זה. הניסיון שלנו מלמד כי בסעיף זה לבדו הושג חיסכון משמעותי ביותר בכל הפרויקטים שבהם שולבה מערכת Expo-Net. תהליך עבודה נכון מבטל לחלוטין הזמנות כפולות וריבוי העתקות שלא לצורך.

ניהול המכרזים בזירה מרכזית מפשט ומוזיל את תהליך הפצת המסמכים והתקשורת בשלבי המכרז. המשתתפים במכרז מעיינים במסמכים, מגישים הצעות דרך מערכת Expo-Net ומקבלים מידע רלבנטי בזמן אמת. התהליך שקוף למשתתפים במכרז, ומאפשר סטנדרטיזציה מוחלטת בכל הנוגע לנגישות למידע. ניהול המכרז בדרך זו מאפשר הפחתה משמעותית בעלויות, וסיומו בטווחי זמן קצרים באופן משמעותי מבעבר. עם תום המכרז – כתב הכמויות משתלב בתקציב הפרויקט ומתחיל תהליך הבקרה על הביצוע בפועל.

תהליכי הרכש המנוהלים דרך מערכת Expo-Net מבטיחים שליטה מלאה בהוצאות הפרויקט, משלב התכנון ועד גמר הביצוע. הדבר נעשה תוך גמישות מירבית לקבלת החלטות תקציביות שונות בעת ביצוע הפרויקט, על סמך מערכת מפורטת של דוחות תקציב, במגוון חתכים ואפשרויות תצוגה.

המערכת עוקבת אחר הוצאות שנעשו בפרויקט ומפיקה תחזית לגבי הוצאות עתידיות, לפי תוכנית העבודה שהוכתבה מראש, תוך שקלול לו"ז הפרויקט, אבני הדרך והתהליכים העתידיים. תכונה זו מאפשרת שליטה מוחלטת בתזרים המזומנים של החברה או של קופת ניהול הפרויקט, ומונעת הפתעות לאורך הדרך

מערכת ניהול הדואר המובנית ב- Expo-Netמיועדת לתכתובות בין המשתמשים בצוות הפרויקט. המערכת כוללת את הממשק המוכר לניהול דואר נכנס, דואר יוצא, תיקיות מסמכים וטיוטות. מערכת הדיוור מאפשרת למנהל המערכת/מנהל הפרויקט לבצע מעקב שוטף אחר הודעות המשתמשים. בנוסף, היא כוללת רכיב מתקדם להפצת הודעות ועדכונים בשלל פלטפורמות – Fax/SMS/Mail.

במסך הכניסה לכל פרויקט מוצג לוח הודעות מתגלגל ובו הודעות כלליות ממנהל המערכת. הודעות דחופות ונהלים מועברים למשתמשים גם באמצעות ממשק זה.

מערכת ההתראות מתממשקת לרכיבים נוספים של Expo-Net ומסייעת בהפצת תזכורות לגבי משימות לקבלנים וליועצים, עדכוני לו"ז, והפצתם של דוחות שונים המופקים באופן ידני או אוטומטי לפי רשימות תפוצה שהוגדרו מראש.

Expo-Net מבצעת אינטגרציה מלאה של מידע על הפרויקט בין תוכנות הארגון, תוכנות פיננסיות, תוכנות הנדסיות, ERP, GIS, ותוכנות אחרות. שילוב כלי API מתקדמים במערכת מאפשר התאמה שכבתית של המידע שאותו הארגון מעוניין לסנכרן: הוראות תשלום, תקציבים, גאנטים, מפות, שרטוטים, ועוד. כריית המידע נעשית ברקע, בזמן-אמת, מול מאגרי המידע הארגוניים, והאינטגרציה עבור המשתמשים מייעלת את תהליכי העבודה והנגישות לחומרי הפרויקט. המידע מתעדכן באופן רציף, ומאפשר קליטתם של שינויים בזמן אמת, ללא צורך בהתאמות או תהליכי עדכון מיוחדים

שילוב אינטגרציה מלאה לתוכנת Microsoft Outlook. ממשק אינטגרטיבי ייחודי מאפשר צפייה בקבצים, מסרים, משימות, והודעות בזמן אמת עבור כל השותפים לפרויקט. המערכת מתממשקת גם עם מערכות skype, Google Maps, ותוכנות שירות ושיתוף נוספות. בנוסף, במערכת משולבים כלי חיפוש מתקדמים המאפשרים למשתמש להגיע לכל  מידע נדרש בקלות ובמהירות.

מומחי האינטגרציה שלנו מתאימים את פעילותה של Expo-Net מול מערכות המחשוב בארגון, ומגדירים את תהליכי שיתוף המידע בצורה מיטבית.